Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist der Vertrag, den Art. 28 DSGVO vorschreibt, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Bei KI-Tools ist der Anbieter fast immer ein solcher Auftragsverarbeiter. Ohne AVV fehlt die vertragliche Grundlage, und zwar unabhängig davon, wie gut die Datenschutzeinstellungen des Tools sind.
In fast jedem meiner Beiträge zu einzelnen Tools steht derselbe Satz: Prüfen Sie, ob es einen AVV gibt. Was dabei selten erklärt wird, ist der zweite Schritt. Ein AVV existiert, Sie haben ihn beim Abschluss des Business-Tarifs mit einem Klick akzeptiert. Aber was steht eigentlich drin, und woran erkennen Sie, ob er für Ihre Nutzung reicht?
Dieser Beitrag ist eine Anleitung, mit der Sie den AVV eines KI-Anbieters selbst durchgehen können. Sie brauchen dafür keine juristische Ausbildung, sondern das Dokument, eine Stunde Zeit und die Fragen unten.
Wann brauche ich einen AVV mit einem KI-Anbieter?
Sie brauchen einen AVV, sobald Ihre Mitarbeiter personenbezogene Daten in ein KI-Tool eingeben oder das Tool auf solche Daten zugreift. Das ist schneller der Fall, als viele denken. Ein Kundenname in einer E-Mail, die zusammengefasst werden soll, reicht. Ein Protokoll mit Teilnehmernamen auch.
Wenn Sie ein Tool ausschließlich für allgemeine Texte ohne jeden Personenbezug nutzen, brauchen Sie keinen AVV. In der Praxis lässt sich das aber kaum durchhalten, und eine Richtlinie, die es verlangt, wird im Alltag selten eingehalten. Mehr dazu im Beitrag über personenbezogene Daten in KI-Tools.
Bei kostenlosen Consumer-Versionen gibt es in der Regel keinen AVV. Die Prüfung endet dann an dieser Stelle: Für personenbezogene Daten ist das Tool nicht geeignet.
Wo finde ich den AVV meines KI-Anbieters?
Bei den großen Anbietern heißt das Dokument meist Data Processing Addendum oder Data Protection Addendum, kurz DPA. Es ist oft Teil der Geschäftsbedingungen für Business- und Enterprise-Tarife und gilt mit Vertragsabschluss automatisch. Ein separates Papier zum Unterschreiben gibt es dann nicht.
Art. 28 Abs. 9 DSGVO erlaubt ausdrücklich, dass der Vertrag in elektronischer Form geschlossen wird. Ein online akzeptiertes DPA ist also grundsätzlich in Ordnung. Entscheidend ist, dass Sie den Stand, den Sie akzeptiert haben, als PDF ablegen. Anbieter aktualisieren diese Dokumente, und im Prüfungsfall müssen Sie zeigen können, was zu welchem Zeitpunkt galt.
Was muss laut Art. 28 DSGVO im AVV stehen?
Art. 28 Abs. 3 DSGVO legt fest, was der Vertrag mindestens regeln muss. Gehen Sie die Punkte der Reihe nach durch und notieren Sie zu jedem die Fundstelle im Dokument.
- Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung. Dazu die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen. Bei KI-Anbietern steht hier oft sehr allgemein “Kundendaten”. Das ist üblich, aber Ihre eigene Dokumentation sollte konkreter sein.
- Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung. Der Anbieter darf die Daten nur so verarbeiten, wie Sie es vorgeben. Das gilt ausdrücklich auch für Übermittlungen in Drittländer.
- Vertraulichkeit. Die Personen, die beim Anbieter mit den Daten arbeiten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
- Sicherheit nach Art. 32 DSGVO. Der AVV verweist meist auf eine Anlage mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Prüfen Sie, ob diese Anlage tatsächlich vorhanden ist und nicht nur erwähnt wird.
- Unterauftragsverarbeiter. Der Anbieter darf weitere Dienstleister nur mit Ihrer Genehmigung einsetzen. Bei einer allgemeinen Genehmigung muss er Sie über Änderungen informieren und Ihnen die Möglichkeit geben, Einspruch zu erheben (Art. 28 Abs. 2).
- Unterstützung bei Betroffenenrechten. Wenn ein Kunde Auskunft oder Löschung verlangt, muss der Anbieter Ihnen dabei helfen.
- Unterstützung bei Ihren Pflichten nach Art. 32 bis 36. Dazu gehören Datenpannen und die Datenschutz-Folgenabschätzung.
- Löschung oder Rückgabe nach Vertragsende.
- Nachweise und Kontrollen. Der Anbieter stellt Ihnen die Informationen zur Verfügung, die Sie für den Nachweis brauchen, und ermöglicht Überprüfungen. Bei großen Anbietern geschieht das in der Praxis meist über Zertifizierungen und Prüfberichte statt über eigene Vor-Ort-Audits.
Wenn einer dieser Punkte fehlt, ist das kein Detail. Dann erfüllt der Vertrag die gesetzlichen Mindestanforderungen nicht.
Welche Fragen kommen bei KI-Tools dazu?
Die Pflichtinhalte nach Art. 28 gelten für jeden Dienstleister, vom Lohnbüro bis zum Cloud-Speicher. Bei KI-Anbietern gibt es fünf zusätzliche Fragen, die ich bei jeder Prüfung stelle.
Werden Ihre Eingaben zum Training verwendet? Das ist die wichtigste Frage. Ein Auftragsverarbeiter darf Ihre Daten nur für Ihre Zwecke verarbeiten. Nutzt er sie, um eigene Modelle zu verbessern, verfolgt er einen eigenen Zweck. Art. 28 Abs. 10 DSGVO sagt dazu: Wer die Zwecke selbst bestimmt, gilt insoweit als Verantwortlicher. Suchen Sie im AVV oder in den verknüpften Produktbedingungen eine ausdrückliche Aussage, dass Kundendaten nicht zum Training verwendet werden. Eine Einstellung im Menü ist gut, eine vertragliche Zusage ist besser.
Wie lange werden Prompts und Ausgaben gespeichert? Viele Anbieter speichern Eingaben für einen begrenzten Zeitraum, etwa zur Missbrauchserkennung, auch wenn der Chatverlauf für den Nutzer gelöscht ist. Notieren Sie die Frist und den Zweck. Bei Azure OpenAI habe ich das im Beitrag zu Azure OpenAI und DSGVO im Detail beschrieben.
Können Mitarbeiter des Anbieters Inhalte einsehen? Und wenn ja, unter welchen Bedingungen? Für die meisten Unternehmen ist eine eng begrenzte menschliche Prüfung bei Missbrauchsverdacht vertretbar. Für Berufsgeheimnisträger ist sie ein Punkt, der in die DSFA gehört.
Welche Unterauftragsverarbeiter stehen auf der Liste? Bei KI-Anbietern ist das besonders relevant, weil das eigentliche Modell oft von einem anderen Unternehmen stammt oder auf der Infrastruktur eines dritten Cloud-Anbieters läuft. Lassen Sie sich die Liste geben, legen Sie sie ab und stellen Sie fest, wie Sie über Änderungen informiert werden. Was eine solche Änderung in der Praxis bedeutet, zeigt der Beitrag zum Anthropic-Subunternehmer bei Microsoft.
Wo werden die Daten verarbeitet, und auf welcher Grundlage gehen sie ins Drittland? Steht im AVV eine EU-Datenverarbeitung, gilt sie für alle Daten oder nur für gespeicherte Daten? Für Übermittlungen in die USA ist die Frage, ob der Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist oder Standardvertragsklauseln verwendet. Die Hintergründe stehen im Beitrag zu Datenstandort und Cloud-KI.
Wer ist eigentlich mein Vertragspartner?
Ein Punkt, der oft übersehen wird: Prüfen Sie, mit welcher Gesellschaft Sie den Vertrag schließen. Viele US-Anbieter haben eine Tochtergesellschaft in Irland oder einem anderen EU-Land, die Verträge mit europäischen Kunden schließt. Das ändert nichts daran, wo die Daten verarbeitet werden. Es bestimmt aber, wer Ihr Ansprechpartner ist und welches Recht für den Vertrag gilt. Der Name der Gesellschaft gehört in Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
Reicht ein AVV für Kanzleien und Steuerberater?
Nein. Ein AVV regelt die datenschutzrechtliche Seite. Für Berufsgeheimnisträger kommt § 203 StGB hinzu. Wer Mandantendaten an einen Dienstleister weitergibt, muss dafür sorgen, dass dieser zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Das Berufsrecht konkretisiert das, für Anwälte in § 43e BRAO, für Steuerberater in § 62a StBerG: Vereinbarung in Textform, Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Ein Standard-AVV deckt das in der Regel nicht ab.
Für Kanzleien heißt das: AVV und Verschwiegenheitsvereinbarung sind zwei Dokumente, und Sie brauchen beide. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zu Mandantendaten und § 203 StGB.
Was mache ich, wenn der AVV nicht passt?
Bei großen KI-Anbietern können kleine Unternehmen den AVV praktisch nicht verhandeln. Das ist normal und kein Grund zur Panik. Ihre Möglichkeiten liegen woanders:
- Tarif wechseln. Oft unterscheidet sich der AVV zwischen Tarifstufen, etwa bei Datenstandort oder Speicherfristen. Ein höherer Tarif kann das Problem lösen.
- Nutzung begrenzen. Wenn der AVV für bestimmte Datenarten nicht reicht, schließen Sie diese Daten in Ihrer KI-Nutzungsrichtlinie für dieses Tool aus.
- Risiko dokumentieren. Wenn Sie sich bewusst für ein Tool entscheiden, halten Sie fest, welche Punkte Sie geprüft haben und warum Sie das verbleibende Risiko für vertretbar halten. Das gehört in die DSFA, falls eine nötig ist.
- Anbieter wechseln. Wenn zentrale Punkte fehlen, etwa die Zusage, nicht mit Ihren Daten zu trainieren, ist das ein Ausschlusskriterium.
Checkliste: AVV eines KI-Anbieters in einer Stunde prüfen
- AVV beschaffen und den akzeptierten Stand mit Datum als PDF ablegen.
- Vertragspartner notieren, also die genaue Gesellschaft und ihren Sitz.
- Pflichtinhalte nach Art. 28 Abs. 3 durchgehen und jede Fundstelle notieren.
- TOM-Anlage prüfen, ob sie vorhanden und konkret ist.
- Training ausgeschlossen? Vertragliche Zusage suchen, nicht nur die Einstellung.
- Speicherfristen für Prompts, Ausgaben und Protokolle notieren.
- Menschliche Einsicht durch den Anbieter: ob, wann, durch wen.
- Unterauftragsverarbeiter als Liste ablegen und den Informationsweg bei Änderungen festhalten.
- Datenstandort und Drittlandgrundlage dokumentieren.
- Bei Berufsgeheimnisträgern: separate Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 203 StGB klären.
- Ergebnis in das Verarbeitungsverzeichnis übernehmen und einen Termin für die nächste Prüfung setzen.
Der letzte Punkt ist der, der am häufigsten fehlt. Ein AVV ist kein Dokument, das man einmal prüft und dann vergisst. KI-Anbieter ändern ihre Bedingungen und Unterauftragsverarbeiter häufiger als die meisten anderen Dienstleister. Wie die Ergebnisse ins Verzeichnis kommen, steht im Beitrag zu KI-Nutzung dokumentieren nach Art. 30 DSGVO.
Der nächste Schritt
Nehmen Sie sich das KI-Tool vor, das in Ihrem Unternehmen am häufigsten genutzt wird, und beantworten Sie nur eine Frage: Liegt der AVV als Datei in Ihren Unterlagen? Wenn nicht, ist das die erste Aufgabe für diese Woche.
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Unternehmen bei Verträgen, Dokumentation und Einstellungen insgesamt steht, machen Sie den kostenlosen KI-Check. Er dauert zwei Minuten und zeigt Ihnen, wo Sie anfangen sollten.
Jose Lugo ist CISSP-zertifizierter KI-Compliance-Berater. Er berät Kanzleien, Steuerberater und Finanzdienstleister in Deutschland bei der DSGVO-konformen Einführung von KI-Tools.