Personenbezogene Daten mit KI zu verarbeiten ist nicht verboten. Die DSGVO kennt kein KI-Verbot, sie stellt Bedingungen. Wer die Bedingungen erfüllt, darf Kundendaten zusammenfassen lassen, E-Mails mit Namen entwerfen und Dokumente mit Personenbezug auswerten. Wer sie nicht erfüllt, verarbeitet rechtswidrig, und zwar bei jedem einzelnen Prompt.
Das Problem in der Praxis: Die meisten Unternehmen fangen mit dem Tool an und stellen die Rechtsfragen hinterher. Dann läuft Copilot oder ChatGPT schon seit Monaten, und niemand kann sagen, auf welcher Grundlage eigentlich. Die bessere Reihenfolge ist umgekehrt. Fünf Fragen, beantwortet bevor der erste Prompt mit Personenbezug abgeschickt wird, ersparen später die unangenehme Aufarbeitung.
Frage 1: Landen überhaupt personenbezogene Daten im Tool?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Das ist weiter gefasst, als viele denken. Nicht nur Name und Adresse, sondern auch die E-Mail-Adresse, die Kundennummer, das Gehalt eines Mitarbeiters, die Beschwerde eines namentlich genannten Kunden.
Für KI-Tools heißt das konkret: Sobald ein Prompt einen Kundennamen, eine E-Mail-Signatur oder eine Personalakte enthält, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Auch das Hochladen einer Excel-Liste mit Kundenkontakten ist Verarbeitung. Auch die Frage “Formuliere eine Absage an Herrn Müller wegen seines Zahlungsverzugs” ist Verarbeitung.
Zwei ehrliche Hinweise zur Abgrenzung:
Anonymisierung funktioniert, ist aber schwerer als gedacht. Wirklich anonym sind Daten erst, wenn niemand die Person mit verhältnismäßigem Aufwand identifizieren kann. “Ein Kunde aus Regensburg, 52, Bäckermeister, drei Filialen” ist nicht anonym. Wer Prompts konsequent von Personenbezug befreit, verlässt den Anwendungsbereich der DSGVO. Das ist für viele Anwendungsfälle der einfachste Weg, aber er muss konsequent durchgehalten werden.
Pseudonymisierung reicht nicht. Wenn Sie “Kunde A” schreiben, intern aber zuordnen können, wer Kunde A ist, bleiben es personenbezogene Daten. Die Pflichten gelten dann weiter, die Pseudonymisierung ist nur eine Schutzmaßnahme.
Wenn die Antwort auf Frage 1 “nein, nie” lautet und das durch eine klare Regel abgesichert ist, können Sie hier aufhören. In allen anderen Fällen geht es weiter.
Frage 2: Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten Sie?
Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage aus Art. 6 DSGVO. Die Verarbeitung in einem KI-Tool ist dabei keine eigene Kategorie, sie braucht dieselbe Begründung wie jede andere Verarbeitung auch. In der Praxis kommen meist zwei Grundlagen in Frage:
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Die häufigste Grundlage für den KI-Einsatz im Büroalltag. Sie tragen ein: welches Interesse Sie verfolgen (effizientere Bearbeitung), warum die Verarbeitung dafür erforderlich ist und warum die Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen. Diese Abwägung muss dokumentiert sein. Sie fällt umso leichter, je besser das Tool konfiguriert ist: EU-Datenstandort, kein Training mit Ihren Eingaben, kurze Speicherfristen.
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Trägt, wenn die KI-Nutzung der Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person dient, etwa beim Entwurf der Antwort auf eine Kundenanfrage.
Von der Einwilligung als Grundlage für den internen KI-Einsatz rate ich in den meisten Fällen ab. Sie ist jederzeit widerrufbar, bei Mitarbeiterdaten wegen des Abhängigkeitsverhältnisses ohnehin wackelig, und sie erzeugt Verwaltungsaufwand, den das berechtigte Interesse nicht hat.
Zwei Sonderfälle verschärfen die Lage: Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO (Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft) brauchen eine zusätzliche Ausnahme, die im Büroalltag selten vorliegt. Und wer einem Berufsgeheimnis unterliegt, muss neben der DSGVO auch §203 StGB beachten, der eigene und schärfere Regeln hat.
Frage 3: Steht der Vertrag mit dem Anbieter?
Der KI-Anbieter verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Ohne AVV keine Übermittlung personenbezogener Daten an das Tool, so einfach ist die Regel.
Bei Business-Verträgen der großen Anbieter (Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Team und Enterprise, Claude for Work) ist der AVV Teil der Vertragsunterlagen. Bei kostenlosen Privatkonten gibt es keinen AVV, und die Eingaben werden dort oft für das Training der Modelle genutzt. Deshalb ist die Kontenfrage keine Formalie: Ein Mitarbeiter, der Kundendaten in sein privates ChatGPT-Konto eingibt, verarbeitet ohne Vertragsgrundlage.
Prüfen Sie im AVV und den zugehörigen Unterlagen drei Punkte: Ist die Trainingsnutzung Ihrer Eingaben ausgeschlossen? Welche Subunternehmer sind gelistet? Und wie lange speichert der Anbieter Eingaben und Ausgaben?
Frage 4: Verlassen die Daten die EU?
Sobald personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, braucht es zusätzlich zu allem bisher Genannten eine Grundlage nach Kapitel V der DSGVO, etwa den Angemessenheitsbeschluss für die USA (Data Privacy Framework) oder Standardvertragsklauseln.
Die Frage ist bei Cloud-KI weniger trivial, als sie klingt. Ein EU-Rechenzentrum allein beantwortet sie nicht, denn Vertragspartner, Telemetrie und Support-Zugriffe können trotzdem außerhalb der EU liegen. Die drei Prüfebenen (Standort, Vertragspartner, Zugriff) habe ich im Beitrag zum Datenstandort bei Cloud-KI auseinandergenommen. Für die Prüfliste hier reicht: Sie müssen dokumentieren können, wo verarbeitet wird und worauf sich ein etwaiger Drittlandtransfer stützt.
Frage 5: Brauchen Sie eine DSFA, und stehen die internen Regeln?
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO ist Pflicht, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die betroffenen Personen mit sich bringt. Beim KI-Einsatz mit personenbezogenen Daten ist das häufig der Fall, vor allem bei neuartiger Technologie in Kombination mit umfangreichen Datenbeständen, wie sie Copilot mit Zugriff auf das ganze Firmenpostfach darstellt. Wann genau die Pflicht greift und wie die sieben Schritte aussehen, steht im Beitrag zur DSFA für KI-Tools.
Dazu gehören zwei Dinge, die keine DSFA ersetzen kann:
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO). Die KI-Verarbeitung gehört als eigener Eintrag oder als Ergänzung bestehender Einträge hinein: Zweck, Datenkategorien, Empfänger, Löschfristen.
Eine Regel für die Mitarbeiter. Die beste rechtliche Konstruktion nützt nichts, wenn das Team nicht weiß, welche Daten in welches Tool dürfen. Eine KI-Nutzungsrichtlinie auf einer Seite, mit Freigabeliste und klaren Tabuzonen, schließt diese Lücke.
Die 5 Fragen als Kurzfassung
- Personenbezug: Enthalten Prompts oder hochgeladene Dateien Daten identifizierbarer Personen? Falls nein (und abgesichert): DSGVO-Thema erledigt.
- Rechtsgrundlage: Meist berechtigtes Interesse mit dokumentierter Abwägung. Art.-9-Daten und Berufsgeheimnisse gesondert prüfen.
- AVV: Business-Vertrag mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Trainingsnutzung ausgeschlossen. Private Konten sind tabu.
- Datenstandort: Verarbeitungsort und Grundlage für Drittlandtransfers dokumentieren.
- DSFA und interne Regeln: DSFA-Pflicht prüfen, Verarbeitungsverzeichnis ergänzen, Nutzungsrichtlinie ans Team geben.
Das ist an einem Arbeitstag nicht komplett zu schaffen, aber in zwei Wochen neben dem Tagesgeschäft. Und es ist deutlich billiger als die Aufarbeitung nach einer Beschwerde oder einer Anfrage der Aufsichtsbehörde.
Der nächste Schritt
Wenn Sie wissen wollen, welche der fünf Fragen in Ihrem Unternehmen schon beantwortet sind und welche noch offen stehen, machen Sie meinen kostenlosen KI-Compliance-Check. Dauert 2 Minuten und zeigt Ihnen, wo Sie stehen.
Jose Lugo ist CISSP-zertifizierter KI-Compliance-Berater. Er berät Kanzleien, Steuerberater und Finanzdienstleister in Deutschland bei der DSGVO-konformen Einführung von KI-Tools.