KI-Betriebsvereinbarung: Was mit dem Betriebsrat vor Copilot geregelt werden muss

Eine KI-Betriebsvereinbarung ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, die den Einsatz von KI-Werkzeugen im Betrieb verbindlich regelt: welche Tools eingesetzt werden, zu welchen Zwecken, was mit den dabei anfallenden Beschäftigtendaten passiert und was ausdrücklich nicht damit passieren darf. Wenn Ihr Unternehmen einen Betriebsrat hat und Sie Microsoft 365 Copilot einführen wollen, ist diese Vereinbarung in aller Regel keine freiwillige Geste, sondern rechtlich geboten. Wer sie überspringt, riskiert, dass der Betriebsrat die Einführung stoppt, und zwar auch nachträglich.

Dieser Beitrag erklärt, warum Copilot der Mitbestimmung unterliegt, was in die Vereinbarung gehört und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen sollten.

Braucht die Einführung von Copilot die Zustimmung des Betriebsrats?

In den allermeisten Fällen ja. Der Hebel ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Der Betriebsrat hat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Das klingt zunächst, als wäre Copilot nicht gemeint, schließlich will niemand mit einem Schreibassistenten Mitarbeiter überwachen. Aber das Bundesarbeitsgericht legt die Vorschrift seit Jahrzehnten weit aus: Es kommt nicht auf die Absicht an, sondern darauf, ob die Einrichtung zur Überwachung objektiv geeignet ist. Und das ist bei Copilot der Fall. Die Interaktionen der Nutzer landen im Audit-Log von Microsoft Purview, Prompts und Antworten werden im Postfach des jeweiligen Nutzers gespeichert, und das Admin Center liefert Nutzungsberichte, aus denen hervorgeht, wer Copilot wie intensiv verwendet. Ob Sie diese Daten je zur Leistungskontrolle heranziehen wollen, spielt für die Mitbestimmung keine Rolle. Es genügt, dass Sie es könnten.

Die Konsequenz: Führt der Arbeitgeber Copilot ohne Beteiligung des Betriebsrats ein, kann der Betriebsrat die Unterlassung verlangen. Die Mitbestimmung lässt sich nicht dadurch umgehen, dass man das Thema klein hält. Einigen sich beide Seiten nicht, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG). Der deutlich bessere Weg ist, den Betriebsrat früh einzubinden und die Bedingungen gemeinsam in einer Betriebsvereinbarung festzulegen.

Welche Beteiligungsrechte hat der Betriebsrat bei KI noch?

Neben der Mitbestimmung nach § 87 gibt es zwei Vorschriften, die seit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz von 2021 ausdrücklich von Künstlicher Intelligenz sprechen:

Unterrichtung und Beratung (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Planung des KI-Einsatzes rechtzeitig unterrichten und die geplanten Maßnahmen mit ihm beraten. Rechtzeitig heißt: in der Planungsphase, nicht bei der Lizenzbestellung. Wenn der Betriebsrat aus dem Intranet von der Copilot-Einführung erfährt, ist dieser Zug bereits verpasst.

Sachverständige (§ 80 Abs. 3 Satz 2 BetrVG). Muss der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich. Der Betriebsrat muss die Erforderlichkeit also nicht mehr begründen. Rechnen Sie diese Kosten realistisch ein und sehen Sie sie nicht als Provokation. Ein Betriebsrat, der die Technik versteht, verhandelt konstruktiver als einer, der ihr misstrauen muss.

Für Sie als Arbeitgeber heißt das zusammengenommen: Der Betriebsrat gehört an den Tisch, bevor die Pilotphase beginnt, mit echten Informationen über Datenflüsse, Protokollierung und Auswertungsmöglichkeiten.

Betriebsvereinbarung oder KI-Nutzungsrichtlinie: Was ist der Unterschied?

Die beiden Dokumente werden oft verwechselt, erfüllen aber verschiedene Aufgaben.

Die KI-Nutzungsrichtlinie ist eine einseitige Vorgabe des Arbeitgebers an die Beschäftigten: welche Tools freigegeben sind, welche Daten in Prompts dürfen und welche nie. Sie richtet sich nach unten, an die Nutzer.

Die Betriebsvereinbarung ist ein zweiseitiger Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Sie regelt vor allem, was der Arbeitgeber mit den Daten der Beschäftigten tun darf, die beim KI-Einsatz entstehen: Protokolle, Nutzungsstatistiken, Audit-Einträge. Sie wirkt normativ, gilt also unmittelbar für alle Beschäftigten, und sie bindet auch den Arbeitgeber.

In der Praxis brauchen Sie beides, und die Reihenfolge ist nicht beliebig: Erst wird mit dem Betriebsrat der Rahmen vereinbart, dann wird die Nutzungsrichtlinie innerhalb dieses Rahmens erlassen. Häufig wird die Richtlinie als Anlage zur Betriebsvereinbarung ausgestaltet, dann tragen beide Seiten sie gemeinsam.

Was gehört in eine KI-Betriebsvereinbarung?

Eine brauchbare KI-Betriebsvereinbarung für den Copilot-Einsatz deckt diese Punkte ab:

1. Geltungsbereich und Tool-Liste. Welche KI-Werkzeuge sind erfasst? Bewährt hat sich eine Anlage mit den freigegebenen Tools, die per vereinbartem Verfahren aktualisiert werden kann, ohne die ganze Vereinbarung neu zu verhandeln. KI-Funktionen kommen inzwischen im Monatstakt in Bestandssoftware an, eine starre Liste veraltet schnell.
2. Einsatzzwecke. Wofür wird Copilot genutzt (Textentwürfe, Zusammenfassungen, Recherche im eigenen Datenbestand) und wofür nicht (etwa automatisierte Bewertung von Personen).
3. Ausschluss der Leistungs- und Verhaltenskontrolle. Das Herzstück. Die Vereinbarung legt fest, dass Nutzungsdaten, Protokolle und Audit-Logs nicht zur Bewertung einzelner Beschäftigter verwendet werden, und definiert die engen Ausnahmen (etwa konkreter Verdacht einer Straftat) samt Verfahren und Beteiligung des Betriebsrats.
4. Zugriff auf Protokolle. Wer darf Audit-Logs und Nutzungsberichte einsehen, zu welchem Zweck, mit welcher Protokollierung des Zugriffs selbst? Hier gehört auch hinein, dass Nutzungsberichte anonymisiert betrieben werden, soweit die Administration das zulässt. Microsoft 365 bietet dafür eine Einstellung, die Nutzernamen in Berichten verbirgt.
5. Speicher- und Löschfristen. Wie lange werden Copilot-Interaktionen aufbewahrt? Die technische Umsetzung über Aufbewahrungsrichtlinien habe ich im Beitrag zu den Copilot-Einstellungen beschrieben. In die Betriebsvereinbarung gehört die verbindliche Frist.
6. Qualifizierung. Wer Copilot nutzt, wird geschult. Das deckt sich mit der KI-Kompetenzpflicht aus Art. 4 der KI-Verordnung, die ohnehin seit Februar 2025 gilt. Die Betriebsvereinbarung macht daraus einen einklagbaren Anspruch der Beschäftigten.
7. Pilotphase und Evaluation. Erst eine definierte Pilotgruppe, dann gemeinsame Auswertung, dann Rollout. Das nimmt beiden Seiten den Druck, alles im ersten Wurf perfekt zu regeln.
8. Laufzeit und Revision. Eine Überprüfungsklausel (etwa jährlich) ist bei einem Thema, das sich so schnell bewegt, keine Formalie, sondern der Mechanismus, der die Vereinbarung am Leben hält.

Kein Regelungspunkt davon ist Selbstzweck. Jeder beantwortet eine Frage, die sonst im Streitfall vor der Einigungsstelle landet.

Kann die Betriebsvereinbarung die DSGVO-Rechtsgrundlage sein?

Ja, mit Einschränkungen. Art. 88 DSGVO erlaubt es ausdrücklich, die Verarbeitung von Beschäftigtendaten durch Kollektivvereinbarungen zu regeln, und § 26 BDSG greift das für Deutschland auf. Eine Betriebsvereinbarung kann also die Rechtsgrundlage dafür sein, dass beim Copilot-Betrieb Beschäftigtendaten verarbeitet werden, etwa in Protokollen.

Zwei Dinge muss man dabei ehrlich sagen. Erstens: Die Betriebsvereinbarung darf das Schutzniveau der DSGVO nicht unterschreiten. Art. 88 Abs. 2 DSGVO verlangt angemessene und besondere Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der Beschäftigten, insbesondere Transparenz. Eine Vereinbarung, die pauschal alles erlaubt, trägt als Rechtsgrundlage nicht. Zweitens: Die Betriebsvereinbarung ersetzt weder die Datenschutz-Folgenabschätzung noch die Beteiligung Ihres Datenschutzbeauftragten. Sie ist ein Baustein im Gesamtpaket, nicht das Gesamtpaket.

Was gilt ohne Betriebsrat?

Viele Kanzleien und kleinere Unternehmen haben keinen Betriebsrat. Dann gibt es keine Mitbestimmung nach BetrVG und keine Pflicht zur Betriebsvereinbarung. Die inhaltlichen Fragen verschwinden dadurch aber nicht: Auch ohne Betriebsrat müssen Sie regeln, wer Nutzungsdaten einsehen darf, wie lange Interaktionen gespeichert werden und dass Copilot-Protokolle nicht stillschweigend zur Leistungskontrolle werden. Der Ort dafür ist dann die KI-Nutzungsrichtlinie plus eine dokumentierte Entscheidung in der DSFA.

Mein Rat aus der Praxis: Regeln Sie den Ausschluss der Leistungskontrolle auch ohne Betriebsrat schriftlich. Es kostet einen Absatz, schafft Vertrauen im Team und nimmt einer späteren Betriebsratsgründung einen der häufigsten Konfliktpunkte vorweg.

Die sinnvolle Reihenfolge

Wenn Copilot ansteht und ein Betriebsrat existiert, hat sich dieser Ablauf bewährt:

1. Betriebsrat nach § 90 BetrVG unterrichten, solange die Einführung noch geplant wird
2. Informationspaket bereitstellen: Datenflüsse, Protokollierung, Auswertungsmöglichkeiten, geplante Einstellungen
3. Betriebsvereinbarung entlang der acht Punkte oben verhandeln, Pilotphase vereinbaren
4. DSFA und Betriebsvereinbarung aufeinander abstimmen, der Ausschluss der Leistungskontrolle ist zugleich eine Maßnahme in der DSFA
5. Nutzungsrichtlinie innerhalb des vereinbarten Rahmens erlassen und schulen
6. Nach der Pilotphase gemeinsam auswerten, dann ausrollen

Der nächste Schritt

Wenn bei Ihnen die Copilot-Einführung ansteht und Sie den Rahmen mit Betriebsrat, DSFA und Nutzungsrichtlinie sauber aufsetzen wollen, sprechen Sie mich an. Ich unterstütze bei der Vorbereitung der Verhandlung, beim Informationspaket für den Betriebsrat und bei der Abstimmung von Betriebsvereinbarung und Datenschutz-Dokumentation.

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Jose Lugo ist CISSP-zertifizierter KI-Compliance-Berater mit M365 Endpoint Administrator-Zertifizierung. Er berät Unternehmen in Deutschland bei der DSGVO-konformen Einführung von Microsoft 365 Copilot.