Microsoft 365 Copilot DSGVO-konform einzurichten bedeutet, den Tenant so zu konfigurieren, dass Copilot nur auf Daten zugreift, auf die es zugreifen darf, und dass Sie diese Konfiguration nachweisen können. Die Lizenz allein leistet das nicht. Copilot übernimmt die Einstellungen Ihrer Microsoft-365-Umgebung, und in den meisten Umgebungen sind diese Einstellungen nie für ein Werkzeug überprüft worden, das aktiv alles durchsucht.
Dieser Beitrag geht die fünf Einstellungen durch, die den Unterschied machen, mit den Stellen, an denen Sie sie finden. Er ersetzt nicht die Grundsatzfragen vor dem Rollout, die habe ich in den 5 DSGVO-Fragen vor dem Copilot-Rollout beschrieben. Aber wenn diese Fragen beantwortet sind, ist die Konfiguration der Teil, an dem sich entscheidet, ob die Antworten auch in der Technik ankommen.
Warum die Standardeinstellungen nicht reichen
Im Auslieferungszustand durchsucht Copilot alles, worauf der jeweilige Nutzer Zugriff hat: SharePoint, OneDrive, Exchange, Teams. Es respektiert bestehende Berechtigungen, aber es macht sie auch gnadenlos sichtbar. Die Web-Suche ist aktiviert. Sensitivity Labels wirken nur, wenn sie existieren und durchgesetzt werden. Aufbewahrung und Protokollierung laufen mit den Standardwerten Ihres Tenants.
Das ist kein Fehler von Microsoft. Microsoft stellt die Werkzeuge bereit, die Konfiguration ist Aufgabe des Verantwortlichen, also Ihres Unternehmens. Genau deshalb lohnt es sich, die folgenden fünf Einstellungen einzeln durchzugehen.
Einstellung 1: Restricted SharePoint Search als Sofortmaßnahme
Das größte praktische Risiko bei Copilot ist Oversharing: Dateien, die über Jahre zu breit freigegeben wurden und die Copilot nun bereitwillig in Antworten einbaut. Warum das passiert und was ein Berechtigungsaudit dagegen leistet, steht im Beitrag zum Oversharing-Problem.
Ein Berechtigungsaudit braucht aber Zeit. Für die Übergangsphase gibt es Restricted SharePoint Search: eine Tenant-Einstellung, die die organisationsweite Suche und damit auch die Copilot-Suche auf eine Positivliste von bis zu 100 geprüften SharePoint-Sites beschränkt. Alles, was nicht auf der Liste steht, taucht in Copilot-Antworten nicht auf (die eigenen Dateien des Nutzers und direkt mit ihm geteilte Inhalte bleiben erreichbar).
Aktiviert wird die Einstellung per SharePoint-PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode), die Positivliste pflegen Sie ebenfalls dort. Wichtig: Das ist eine Brücke, kein Dauerzustand. Die Beschränkung nimmt Copilot einen Teil seines Nutzens, weil auch legitime Inhalte unsichtbar werden. Der Plan sollte sein: Restricted Search aktivieren, Berechtigungen Site für Site bereinigen, geprüfte Sites auf die Liste nehmen, und die Beschränkung wieder aufheben, wenn das Audit abgeschlossen ist.
Einstellung 2: Sensitivity Labels mit Verschlüsselung
Sensitivity Labels sind die Einstellung, mit der Sie steuern, welche Inhalte Copilot verarbeiten darf. Entscheidend ist dabei die Verschlüsselung: Trägt ein Dokument ein Label mit Verschlüsselung und hat der Nutzer nicht das Recht, Inhalte daraus zu extrahieren, dann übernimmt Copilot den Inhalt nicht in seine Antworten.
Ein Label ohne Verschlüsselung ist dagegen zunächst nur eine Markierung. Es hilft bei der Übersicht und als Anker für DLP-Regeln (dazu gleich), aber es hält Copilot allein nicht auf.
Angelegt werden Labels im Microsoft Purview Compliance Center unter Information Protection. Für Kanzleien und regulierte Unternehmen hat sich eine vierstufige Hierarchie bewährt (Öffentlich, Intern, Vertraulich, Streng vertraulich), mit Verschlüsselung ab der Stufe Vertraulich und Auto-Labeling-Regeln für Muster wie Steuernummern und IBAN. Die ausführliche Label-Architektur mit Mandantenbezug steht im Copilot-Leitfaden für Steuerkanzleien.
Ein ehrlicher Hinweis: Labels sind eine Schutzschicht, nicht die einzige. Es gab dokumentierte Vorfälle, bei denen Label-Schutz nicht griff. Deshalb gehören Berechtigungen, Labels und DLP zusammen gedacht, nicht als Alternativen.
Einstellung 3: DLP-Richtlinien für Copilot
Seit 2025 kennt Microsoft Purview DLP einen eigenen Richtlinien-Standort für Microsoft 365 Copilot. Damit können Sie eine Regel anlegen, die Inhalte mit bestimmten Sensitivity Labels von der Verarbeitung durch Copilot ausschließt: Copilot fasst diese Dokumente dann nicht zusammen und verwendet sie nicht als Grundlage für Antworten.
Das ist die richtige Stelle für die Kategorie “darf Copilot nie sehen”: besonders schutzwürdige Daten nach Art. 9 DSGVO, laufende Verfahren, M&A-Unterlagen. Die Regel greift über das Label, deshalb ist Einstellung 2 die Voraussetzung. Ohne saubere Labels hat die DLP-Regel nichts, woran sie anknüpfen kann.
Konfiguriert wird das im Purview Compliance Center unter Data Loss Prevention, als neue Richtlinie mit dem Standort Microsoft 365 Copilot. Dokumentieren Sie die Regel anschließend in Ihrer DSFA als technische Maßnahme, das ist genau die Sorte Nachweis, die eine Aufsichtsbehörde sehen will. Was sonst noch in die DSFA gehört, steht im Beitrag zum Inhalt der Copilot-DSFA.
Einstellung 4: Web-Suche steuern
Copilot kann Antworten mit einer Web-Suche anreichern. Dabei werden aus dem Prompt abgeleitete Suchanfragen an Bing geschickt. Microsoft dokumentiert selbst, dass diese Suchanfragen den Dienstgrenzen von Microsoft 365 entzogen sind: Sie fallen nicht unter das Data Protection Addendum, das Ihre übrige Microsoft-365-Verarbeitung regelt, sondern unter eigene Bedingungen. Die Anfragen werden nach Microsofts Angaben von Nutzer- und Tenant-Kennungen getrennt, aber der vertragliche Rahmen ist ein anderer.
Für ein Unternehmen ohne Berufsgeheimnisträger kann das nach Bewertung akzeptabel sein. Für eine Kanzlei ist die saubere Variante meist, die Web-Suche zu deaktivieren. Das geht zentral über die Cloud-Richtlinie “Allow web search in Copilot” im Microsoft 365 Apps Admin Center. Wenn Sie die Web-Suche aktiv lassen, gehört die Bewertung dieses Datenflusses dokumentiert in die DSFA. Was nicht geht: die Frage einfach offenlassen.
Einstellung 5: Audit und Aufbewahrung der Copilot-Interaktionen
Die DSGVO verlangt in Art. 5 Abs. 2 Rechenschaftsfähigkeit. Für Copilot heißt das: Sie sollten nachvollziehen können, dass und wie das Werkzeug genutzt wird, und die Interaktionen müssen Ihren Aufbewahrungsregeln folgen.
Beides ist Konfigurationssache. Copilot-Interaktionen erscheinen im Audit-Log von Microsoft Purview als eigene Aktivitäten, vorausgesetzt, die Überwachung ist aktiviert. Prüfen Sie das einmal aktiv, statt es anzunehmen. Die Prompts und Antworten selbst werden im Postfach des Nutzers gespeichert und lassen sich über Aufbewahrungsrichtlinien in Purview steuern: Sie können festlegen, wie lange Copilot-Interaktionen aufbewahrt und wann sie gelöscht werden.
Ohne diese beiden Einstellungen haben Sie ein KI-Werkzeug im Einsatz, dessen Nutzung Sie weder belegen noch nach Ihren Löschkonzepten behandeln können. Mit ihnen haben Sie zwei Absätze für die DSFA, die sich fast von selbst schreiben.
Was Einstellungen nicht lösen
So wichtig die fünf Punkte sind, drei Dinge löst keine Tenant-Einstellung:
Das Berechtigungsaudit. Restricted SharePoint Search überbrückt, sie ersetzt nicht die Bereinigung. Solange “Alle Mitarbeiter” Zugriff auf Mandantenordner hat, bleibt das Grundproblem bestehen.
Die DSFA. Die Einstellungen sind die Maßnahmen, die in der DSFA stehen. Das Dokument selbst, mit Risikobewertung und DSB-Konsultation, müssen Sie trotzdem erstellen.
Das Verhalten der Nutzer. Welche Daten in Prompts dürfen und welche nie, regelt keine Richtlinie im Admin Center, sondern eine KI-Nutzungsrichtlinie plus Schulung.
Die sinnvolle Reihenfolge
Wenn Sie Copilot einführen oder eine bestehende Einführung nachbessern, hat sich diese Reihenfolge bewährt:
- Restricted SharePoint Search aktivieren, bevor die ersten Lizenzen produktiv gehen
- Berechtigungsaudit starten, Site für Site
- Label-Hierarchie anlegen und ausrollen, mit Verschlüsselung ab Vertraulich
- DLP-Richtlinie für Copilot auf die Ausschluss-Labels setzen
- Web-Suche entscheiden und die Entscheidung dokumentieren
- Audit-Log und Aufbewahrung prüfen und in die DSFA übernehmen
Danach können Sie die Suchbeschränkung schrittweise lockern, weil die eigentlichen Schutzschichten stehen.
Der nächste Schritt
Die zehn Punkte, die vor der Copilot-Aktivierung stehen müssen, habe ich als kostenlose DSGVO-Checkliste für Copilot zusammengestellt. Damit prüfen Sie strukturiert, welche der Einstellungen und Grundlagen in Ihrem Tenant schon stehen und welche noch fehlen.
Jose Lugo ist CISSP-zertifizierter KI-Compliance-Berater mit M365 Endpoint Administrator-Zertifizierung. Er berät Unternehmen in Deutschland bei der DSGVO-konformen Einführung von Microsoft 365 Copilot.